Dans un monde du travail en pleine mouvance, les termes flexibilité, quête de sens & reconnaissance ou encore autonomie sont sur toutes les lèvres. À l’heure où les organisations pyramidales sont challengées, comment faciliter la communication interne ? Comment rendre le travail plus flexible et permettre davantage d’autonomie pour les salariés autonomes ? Toutes ces questions taraudent les dirigeants.
Nous voulions à travers cet article, vous partager une solution toute simple que l’on utilise à la Colloc depuis près de 3 ans et qui facilite la circulation de l’information en interne : le podcast !
Cet outil, utilisé en complément d’un modèle d’organisation de type matricielle, en cercles, a significativement amélioré la communication interne et réduit le temps passé en réunion !
Pourquoi et comment avons-nous mis en place les podcasts ?
Ces 3 dernières années, l’équipe a bien grandi et un nouveau lieu est né à la Trinité-sur-Mer l’année dernière rajoutant une complexité managériale : la distance ! Nous avons dû optimiser notre organisation interne afin de rester efficaces et agiles. La communication informelle qui fonctionne quand on est 6 ne suffit plus quand on est 15 et encore moins quand une partie de l’équipe est à distance.
Avant de vous présenter les podcasts, petit rappel de notre organisation en cercles :
Nous voulions une organisation agile, basée sur l’autonomie et la responsabilisation. C’est alors qu’on a découvert l’organisation de l’association des Hameaux Légers qui nous a beaucoup plu. Nous nous en sommes inspirés pour bâtir l’organisation qui nous ressemble.
Nous sommes organisés en pôles, chacun pilotés par un coordinateur.
- Lieu Lorient
- Lieu La Trinité-Sur-Mer
- Animation & réseau
- Transmission & conseil
Autour d’eux gravitent les cercles “ressources” qui sont en liaison avec chaque pôle, coordonnés par la direction de la Colloc.
- Gestion & coordination de projets
- Outils
Chaque cercle a ses propres objectifs mensuels & annuels et reste autonome dans la mise en œuvre de la stratégie pour les atteindre. Indépendamment les uns des autres, ils se structurent et désignent un « porte-parole » qui participe chaque mois à la réunion de coordination dans laquelle on échange tous ensemble.
L’objectif premier de cette réunion de coordination ? Faire le point et ajuster de manière collégiale les actions à mener pour les 4 prochaines semaines. Mais comment préparer au mieux cette réunion ? Comment faire que l’information sur les projets en cours circule et ne soit réservée qu’aux personnes participant à la réunion de coordination ?
Les PODCASTS !
L’idée nous a été soufflée par Solène de Jacquelot, une amie, qui travaillait pour le Low Tech Lab. On a adoré l’idée et avons décidé de l’intégrer à notre organisation en l’adaptant à notre manière.
Comment ça marche ?
Avant chaque réunion de coordination mensuelle, chaque cercle enregistre un podcast entre 5 & 10 minutes pour faire un retour sur le mois passé : ce qui a été fait, les freins et difficultés rencontrées en livrant une analyse et présenter les actions du mois à venir.
C’est également l’occasion de faire part à l’équipe d’un point bloquant, d’un projet nécessitant un budget ou même présenter un projet que le cercle souhaite mettre en place.
Les podcasts sont mis en ligne sur notre serveur interne, disponibles pour tous et écoutés par tous, quelques jours avant la réunion.
Cet outil audible nous permet de préparer la réunion de coordination mensuelle et d’être dans la discussion et la prise de décisions collectives.
Quelles évolutions avons-nous eu depuis le lancement des podcasts internes ?
Depuis son lancement, nous avons fait évoluer le modèle. Un nouveau podcast a vu le jour, “Les actus de la Colloc” enregistré chaque semaine par Sabrina, co-fondatrice et dirigeante de la Colloc. Depuis le lancement des podcasts, l’équipe s’est étoffée, structurée, un nouveau lieu à ouvert à la Trinité-sur-Mer, il devenait donc essentiel que Sabrina puisse nous transmettre chaque semaine ce qu’elle observe, les rencontres qu’elle fait et nous partager sa vision transverse de tout ce qu’il se passe l’entreprise et aussi du marché. Etant amenée de par sa fonction de dirigeante à être davantage exposée, elle récolte au nom de l’équipe beaucoup de retours sur nos actions et ce podcast est aussi le moment pour partager ces retours avec toute l’équipe.
Moins de 10 minutes à enregistrer et ainsi toute l’équipe est informée, au même niveau.
Les bénéfices en interne du podcast :
- Communication transparente : chaque salarié est au courant du projet dans sa globalité. Chaque membre de l’équipe sait où l’on va, et ainsi comprend la contribution de son travail dans le projet collectif.
- Réduire le temps des réunions : la réunion est préparée, seul un « porte-parole” de chaque cercle est présent. On n’a pas l’impression de perdre son temps, on est tout de suite dans le vif du sujet. On n’a plus ce fameux tour de table ou chacun raconte ce qu’il a fait dans le mois …
- Responsabilisation & valorisation des équipes : le fait de devoir enregistrer ce podcast, contraint chaque cercle à prendre du recul sur son travail, tous les mois. Chaque cercle se pose, prend le temps d’analyser ce qui a été fait, ce qui peut être amélioré et de le partager avec le reste de l’équipe.
- Simplifier le partage entre cercles : enregistrer un vocal est plus simple et plus rapide que d’écrire un mail.
- Intergénérationnel : “Je ne lis pas tes mails compte rendus à rallonge” … le podcast est un outil qui permet de s’adapter aux singularités et méthodes de communication efficaces qui parlent à tous.
- Redonner du sens à l’action individuelle et une vision de l’action collective : tous les membres de l’équipe sont au courant des projets en cours, et ainsi, replacent leur action, leur travail, dans le projet collectif. cela redonne du sens.
- Compréhension auditive importante : La voix, quel merveilleux vecteur de communication ! Grâce à l’intonation, on perçoit tellement plus de choses. Au fur et à mesure des podcasts, on a vu les enregistrements évoluer, et les salariés se l’approprier pleinement. Certains créent des jingles quand d’autres mettent de la musique ou des touches d’humour. Le podcast est un outil ludique, agréable à écouter. Les échanges s’humanisent, et on peut constater une cohésion d’équipe plus forte.
« Prise de température » de l’état des « troupes » : la voix est un bon indicateur, on ressent si les salariés vont bien, s’ils sont stressés, fatigués…