Dans un monde du travail en pleine mouvance, les termes flexibilité, quête de sens & reconnaissance ou encore autonomie sont sur toutes les lèvres. À l’heure où les organisations pyramidales sont challengées, comment faire pour être transparent ? Comment faciliter la communication interne ? Comment rendre le travail plus flexible et permettre davantage d’autonomie pour les salariés autonomes ? Toutes ces questions taraudent les dirigeants.
Flexibilité, autonomie et confiance ne doivent plus être que des mots mais des actions. Pour être authentique, cela doit être incarné. En effet, le rôle du manager n’est pas de contrôler mais bien de donner les bons outils pour libérer le potentiel de chacun, afin que le projet commun soit mené à bien, tel un chef d’orchestre.
Si l’on prend l’exemple des entreprises ayant un modèle pyramidal, on s’aperçoit que l’information circule très mal, et cela engendre des frustrations et complications dans la gestion RH.
Nous voulions à travers cet article, vous partager une solution que l’on utilise à la Colloc depuis près de 2 ans : le podcast !
Cet outil, utilisé en complément d’un modèle d’organisation en cercles, a significativement amélioré la communication interne et réduit le temps passé en réunion.
Pourquoi et comment avons-nous mis en place les podcasts ?
En moins de 2 ans, l’équipe a doublé en passant de 5 à 10 salariés. Nous avons dû revoir notre organisation interne afin de rester efficace et agile.
Pour construire cette nouvelle organisation, nous nous étions fixées des principes fondateurs. Nous voulions une organisation :
- agile
- basée sur la responsabilisation, l’autonomie et la confiance
- transparente
Pour bâtir une organisation à notre image, nous avons opté pour une organisation en cercles. Il existe des cercles “Pôles” liés principalement aux lieux ainsi que tout ce qui concerne la formation et le conseil. Autour d’eux gravitent les cercles “ressources” qui sont en liaison avec chaque pôle. Au sein de ces cercles pôles, on y trouve un coordinateur et les cercles ressources, eux sont coordonnés par la direction de la Colloc.
Chaque cercle a ses propres objectifs mensuels & annuels et reste autonome dans la mise en œuvre de la stratégie pour atteindre les objectifs. Indépendamment les uns des autres, ils se structurent et désignent un « porte-parole » qui participe chaque mois à la réunion de coordination dans laquelle on échange tous ensemble.
L’objectif premier de cette réunion de coordination ? Faire le point et ajuster de manière collégiale les actions à mener pour les 4 prochaines semaines. Mais comment préparer au mieux cette réunion ? Comment faire que l’information sur les projets en cours circule et ne soit réservée qu’aux personnes participant à la réunion de coordination ? Les PODCASTS !
L’idée nous a été soufflée par Solène de Jacquelot, une amie, qui travaille pour le Low Tech Lab. On a adoré l’idée et avons décidé de l’intégrer à notre organisation.
Comment ça marche ?
Avant chaque réunion de coordination, chaque cercle organise un podcast entre 3 & 6 minutes pour présenter les actions du mois, ce qui a été fait tout comme les freins et difficultés rencontrés. L’objectif est de livrer une analyse, des projets en cours et à venir. C’est également l’occasion de faire part à l’équipe d’un point bloquant, d’un projet nécessitant un budget ou même présenter un projet que le cercle souhaite mettre en place.
Les podcasts sont mis en ligne sur notre serveur interne, disponibles pour tous et écoutés par tous, quelques jours avant la réunion.
Cet outil audible nous permet de préparer la réunion et d’être dans la discussion et la prise de décisions collectives.
On reviendra sur la réunion de coordination dans un autre article !
Les bénéfices en interne du podcast :
- Communication transparente : chaque salarié est au courant du projet dans sa globalité. Chaque membre de l’équipe sait où l’on va, et ainsi comprend la contribution de son travail dans le projet collectif.
- Réduire le temps des réunions : la réunion est préparée, seul un groupe de « porte-paroles » est présent. On n’a pas l’impression de perdre son temps, on est tout de suite dans le vif du sujet. On n’a plus ce fameux tour de table ou chacun raconte ce qu’il a fait dans le mois …
- Responsabilisation & valorisation des équipes : le fait de devoir enregistrer ce podcast, contraint chaque cercle à prendre du recul sur son travail, tous les mois. Chaque cercle se pose, prend le temps d’analyser ce qui a été fait, ce qui peut être amélioré et de le partager avec le reste de l’équipe.
- Redonner du sens à l’action individuelle et une vision de l’action collective : tous les membres de l’équipe sont au courant des projets en cours, et ainsi, replacent leur action, leur travail, dans le projet collectif. cela redonne du sens.
- Compréhension auditive importante : La voix, quel merveilleux vecteur de communication ! Grâce à l’intonation de cet organe, on perçoit tellement plus de choses. Au fur et à mesure des podcasts, on a vu les enregistrements évoluer, et les salariés se l’approprier pleinement. Certains créent des jingles quand d’autres mettent de la musique ou des touches d’humour. Le podcast est un outil ludique, agréable à écouter. Les échanges s’humanisent, et on peut constater une cohésion d’équipe plus forte.
- « Prise de température » de l’état des « troupes » : la voix est un bon indicateur, on ressent si les salariés vont bien, s’ils sont stressés, fatigués…