_ Pour plus d’efficacité et d’implication
Fin 2018, la Colloc accueillait un atelier découverte « Et si vous donniez plus de vie à vos réunions pour impliquer vos collaborateurs ? » animé par Cécile Niort Currier, formatrice et facilitatrice en intelligence collective et processus collaboratifs et Cécile Gautier, formatrice, spécialisée en pédagogie ludique et animation de réunions vivantes.
Nous avons demandé à Cécile Niort Currier de revenir pour nous sur les postures à connaître pour donner de la vie à vos réunions et faire émerger les idées de vos collaborateurs grâce aux pratiques et outils qui laissent place à l’intelligence collective.
1 / Une bonne réunion vient de l’intention : clarifier l’objectif et le résultat
Il faut savoir pourquoi l’on se réunit. Que souhaite-t-on voir émerger de ce temps ensemble : Des idées ? Un diagnostic ? Un plan d’action ? Une décision ? Les 4 ?
Exemple : on peut avoir une réunion qui doit aboutir à une décision mais dont la première étape sera le diagnostic.
En clarifiant le résultat attendu, nous déterminons la présence des participants et les méthodes et le timing nécessaires pour animer la rencontre. Les personnes que vous invitez seront les personnes pertinentes pour aborder les sujets traités.
A partir du moment où la personne rejoint la réunion, c’est que cela doit dégager de la valeur ajoutée. C’est un bon moment pour qu’elle s’engage. Autrement, il valait mieux la laisser faire son travail plutôt que de la solliciter.
2 / Les invités : impliquer chacun
Il faut veiller à l’implication de chacun. Chaque personne qui entre en réunion arrive avec une personnalité, une tendance à l’expression spécifique… il revient donc à l’animateur de tenir compte de cela, de veiller à inclure des temps et les modalités d’animation pour permettre l’expression en alternant : temps individuels – temps en petits groupes – temps collectifs.
Exemple : si l’on fait une réunion pour trouver des idées, certains arriveront la tête déjà pleine de concepts alors que d’autres n’auront pas eu le temps d’y réfléchir. Pourquoi ne pas proposer de débuter par un temps individuel où chacun réfléchit sur sa feuille, puis un temps d’échange avec son voisin pour permettre de formaliser ses idées, avant de passer à l’échange collectif et la mise en commun ?
Les outils pour impliquer chacun sont multiples : on peut utiliser la méthode World Café pour faire émerger des idées collectivement ou de la méthode 35 pour la prise de décision.
3 / Soignez son entrée : l’inclusion
On arrive tous en réunion avec une charge mentale différente (mal dormi, en retard sur des dossiers, un enfant malade …), il faut donc connecter chacun au sujet qui les réunie. En fonction de l’objectif de la réunion, l’inclusion peut-être plus ou moins longue. En binôme ou collectivement, l’essentiel est que chacun puisse exprimer son état d’esprit et se connecter au sujet.
4 / Les présentations : t’es qui toi ?
Une phase particulière des réunions où personne ne se connait est « l’icebreaker » – littéralement casser la glace. Comment faire échanger entre eux des personnes qui ne se connaissent pas ? Dans l’atelier co-animé par Cécile, l’outil présenté incluait le dessin. « C’est un bon moyen, en particulier s’il y a des personnes peu à l’aise à l’oral, de se présenter. » Chaque participant se dessine sur une feuille, il peut se dessiner lui ou des éléments qui le caractérisent. Spontanément, beaucoup sortent de la sphère professionnelle et dessinent leurs enfants, leurs passions. On fait ensuite échanger les participants par petits groupes puis le chacun essaye de deviner qui est qui.
« Il existe des centaines d’outils pour débuter une réunion et remplacer le tour de table traditionnel – je m’appelle Prénom Nom et je travaille à Entreprise. Par exemple, on peut faire des tours de tables en taille réelle en demandant aux participants de se mettre par ordre alphabétique de prénom. Puis on refait le même exercice par ordre alphabétique d’entreprise. Chacun devra demander à l’autre l’information nécessaire à se positionner et ainsi, tout le monde se sera présenté. »
5 / Disposition de l’espace : assis – debout – couché
Qui a dit que les réunions devaient se faire assis autour d’une table ? Bien au contraire. Des réunions debout de 15 minutes sont très impliquantes pour les participants. Une table où les invités peuvent poser leurs portables ou ordinateurs n’est-elle pas un frein à leur concentration ? Après tout, on se réunit pour que chacun s’exprime, pas pour que chacun prenne des notes. Ce qui compte c’est la personne, sa présence.
Il est donc bon de « ne pas s’installer » en variant le rythme et la disposition de l’espace, y compris en cours de réunion : changer de pièce, retirer les tables pour ne conserver que les chaises …
6 / Définir les règles ensemble : tu ne téléphoneras point !
Si certaines choses doivent être cadrées, comme les horaires, la façon de travailler, l’utilisation ou non des ordinateurs, des téléphones portables, d’un bâton de parole, … alors ces règles doivent être abordées, débattues et définies collectivement en début de réunion.
7 / La durée : avant l’heure ce n’est pas l’heure, après l’heure …
Le temps est un élément clé et fait partie intégrante de la définition de l’objectif de la réunion : il nous faut tel résultat à la fin de la réunion.
La bonne durée est à définir en fonction du résultat attendu. Et si une réunion doit prendre fin sans avoir atteint son objectif, revoyez vos objectifs de réunion avant la prochaine fois, mieux vaut réduire la voilure et privilégier des temps courts et efficaces plutôt que de vouloir tout faire en une seule fois.
« Il n’y a pas de durée idéale de réunion, mais je dirais qu’au-delà d’une heure, sans changement de rythme ou de lieu, on perd l’attention. Les points de 15 minutes sont très bien aussi.»
8 / Conclure où l’art de la déclusion
De la même manière que chaque participant a été accueilli dans la réunion, il est important de ne pas finir sans conclusion. Cela peut-être en questionnant sur ce que chacun retire de cette réunion, sur son appréciation, l’état dans lequel il repart après cet échange. Encore une fois, donnez à chacun la possibilité de s’exprimer.
9 / Compte-rendu et prise de note : pour qui ? pour quoi ?
Il faut se poser la question de l’intérêt. Est-ce qu’on le fait pour rendre des comptes, pour démontrer, pour informer ? Qui lit ces comptes-rendus ?
S’il doit être écrit, désignez un secrétaire dès le début de la réunion afin d’éviter la déconcentration de chacun par la prise de note. Et pourquoi pas des comptes-rendus oraux à la manière d’un dictaphone pour les absents ?
10 / Faites-vous accompagner ou formez-vous
Cécile Niort Currier et Cécile Gautier sont devenues expertes dans ces domaines. Par leur disponibilité et leur écoute, elles s’adaptent aux besoins et aux problématiques de chacun. N’hésitez pas à les solliciter.
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